7 معیار قبل از خرید نرم افزار
انتخاب نرم‌افزار حسابداری یکی از تصمیم‌هایی است که می‌تواند روی نظم مالی، سرعت انجام امور، گزارش‌گیری و حتی تصمیم‌های مدیریتی یک کسب‌وکار تأثیر بگذارد.
۷ معیار انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکار
انتخاب نرم‌افزار حسابداری یکی از تصمیم‌هایی است که می‌تواند روی نظم مالی، سرعت انجام امور، گزارش‌گیری و حتی تصمیم‌های مدیریتی یک کسب‌وکار تأثیر بگذارد.
اما یک سؤال مهم وجود دارد:
چطور بفهمیم کدام نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکار ما مناسب‌تر است؟
پاسخ این سؤال فقط با مقایسه قیمت یا تعداد امکانات نرم‌افزار مشخص نمی‌شود. نرم‌افزاری که برای یک فروشگاه مناسب است، لزوماً برای یک شرکت خدماتی یا بازرگانی انتخاب مناسبی نیست.
بنابراین قبل از انتخاب، باید ابتدا نیازهای واقعی کسب‌وکار را مشخص و سپس گزینه‌های مختلف را بر اساس چند معیار مشخص بررسی کنیم. منابع و راهنماهای موجود نیز بر عواملی مانند تناسب با نوع کسب‌وکار، سهولت استفاده، پوشش نیازهای مالی و عملیاتی، پشتیبانی، هزینه و قابلیت توسعه تأکید دارند.
در این مقاله ۷ معیار مهم را بررسی می‌کنیم.
۱. نرم‌افزار با نوع و اندازه کسب‌وکار شما هماهنگ باشد
اولین سؤال این نیست که «کدام نرم‌افزار امکانات بیشتری دارد؟»
سؤال درست این است:
«کسب‌وکار من دقیقاً به چه امکاناتی نیاز دارد؟»
نیاز یک فروشگاه کوچک با یک شرکت بازرگانی، مجموعه خدماتی یا کسب‌وکاری که چند کاربر مالی دارد، یکسان نیست.
برای انتخاب نرم‌افزار ابتدا مواردی مثل این‌ها را مشخص کنید:
-
نوع فعالیت
-
حجم معاملات
-
تعداد کاربران
-
تعداد شعب یا واحدهای کاری
-
نوع کالا یا خدمات
-
نیازهای مالی و مدیریتی
اگر نرم‌افزاری بیش از نیاز شما پیچیده باشد، ممکن است استفاده از آن زمان‌بر شود. اگر هم امکانات موردنیاز شما را نداشته باشد، بعداً مجبور به تغییر سیستم خواهید شد.
۲. رابط کاربری و سهولت استفاده
نرم‌افزار حسابداری قرار است بخشی از کار روزانه کسب‌وکار باشد.
بنابراین صرفاً زیاد بودن امکانات کافی نیست؛ کاربران باید بتوانند به شکل قابل فهم با سیستم کار کنند.
هنگام بررسی نرم‌افزار به این موارد توجه کنید:
-
ثبت اطلاعات چقدر ساده است؟
-
پیدا کردن اطلاعات چقدر سریع انجام می‌شود؟
-
منوها و بخش‌های مختلف قابل فهم هستند؟
-
آموزش کاربران چقدر زمان می‌برد؟
-
احتمال خطای کاربر چقدر است؟
هرچه استفاده از سیستم برای کاربران ساده‌تر باشد، استقرار آن در کسب‌وکار نیز معمولاً راحت‌تر خواهد بود. سهولت یادگیری و رابط کاربری از معیارهایی هستند که در ارزیابی‌های مختلف نرم‌افزارهای حسابداری نیز مورد توجه قرار گرفته‌اند.
۳. امکانات مالی و عملیاتی موردنیاز را پوشش دهد
قبل از خرید، فهرستی از فرآیندهای اصلی کسب‌وکارتان تهیه کنید.
برای مثال:
-
خرید
-
فروش
-
دریافت و پرداخت
-
خزانه‌داری
-
حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
-
انبار
-
حقوق و دستمزد
-
گزارش‌های مالی
-
گزارش‌های مدیریتی
بعد بررسی کنید نرم‌افزار موردنظر کدام‌یک از این نیازها را پوشش می‌دهد.
نکته مهم:
صرفاً به تعداد امکانات نوشته‌شده در بروشور توجه نکنید؛ بررسی کنید کدام امکانات واقعاً برای کسب‌وکار شما کاربرد دارند.
۴. گزارش‌گیری و اطلاعات مدیریتی
نرم‌افزار حسابداری فقط برای ثبت اطلاعات نیست.
یکی از کاربردهای مهم آن این است که اطلاعات ثبت‌شده را به گزارش‌های قابل استفاده تبدیل کند.
برای مثال ممکن است مدیر به اطلاعاتی درباره موارد زیر نیاز داشته باشد:
-
فروش
-
دریافتنی‌ها
-
پرداختنی‌ها
-
موجودی کالا
-
هزینه‌ها
-
وضعیت نقدینگی
-
عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار
بنابراین هنگام انتخاب نرم‌افزار بپرسید:
«آیا این سیستم می‌تواند اطلاعاتی را که برای تصمیم‌گیری نیاز دارم، به‌موقع و قابل فهم در اختیارم قرار دهد؟»
گزارش‌گیری و دسترسی به اطلاعات مدیریتی در ارزیابی نرم‌افزارهای حسابداری نیز به‌عنوان یکی از معیارهای مهم مطرح می‌شود.
۵. انبار و سایر فرآیندهای تخصصی کسب‌وکار
اگر کسب‌وکار شما با کالا سروکار دارد، موضوع انبار اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
در چنین شرایطی باید بررسی کنید نرم‌افزار موردنظر برای نیازهای واقعی شما چه امکاناتی دارد.
برای مثال:
-
ثبت ورود و خروج کالا
-
کنترل موجودی
-
کاردکس
-
انبارهای مختلف
-
گزارش موجودی
-
ارتباط انبار با خرید و فروش
همین موضوع درباره کسب‌وکارهایی که حقوق و دستمزد، تولید، چند شعبه یا فرآیندهای تخصصی دارند نیز صدق می‌کند.
یعنی:
نرم‌افزار باید با فرآیند کسب‌وکار هماهنگ باشد، نه اینکه کسب‌وکار مجبور شود فرآیندهای خود را صرفاً برای نرم‌افزار تغییر دهد.
۶. پشتیبانی، آموزش و استقرار
خرید نرم‌افزار پایان کار نیست.
یکی از بخش‌های مهم، مرحله‌ای است که نرم‌افزار وارد فرآیند واقعی کسب‌وکار می‌شود.
در زمان انتخاب، درباره این موارد سؤال کنید:
-
آموزش کاربران چگونه انجام می‌شود؟
-
پشتیبانی به چه شکل ارائه می‌شود؟
-
در صورت بروز مشکل چه کسی پاسخگوست؟
-
به‌روزرسانی‌ها چگونه ارائه می‌شوند؟
-
انتقال اطلاعات از سیستم قبلی چگونه انجام می‌شود؟
-
فرآیند استقرار چقدر زمان می‌برد؟
پشتیبانی و آموزش از عواملی هستند که می‌توانند روی تجربه استفاده از نرم‌افزار و هزینه واقعی استقرار آن اثر بگذارند.
۷. نرم‌افزار برای آینده کسب‌وکار هم مناسب باشد
یکی از اشتباهات رایج این است که نرم‌افزار فقط بر اساس نیاز امروز انتخاب شود.
اما کسب‌وکار ممکن است در آینده:
-
تعداد کاربران بیشتری داشته باشد؛
-
شعبه جدید اضافه کند؛
-
حجم معاملاتش افزایش پیدا کند؛
-
به گزارش‌های مدیریتی بیشتری نیاز داشته باشد؛
-
فرآیندهای مالی پیچیده‌تری پیدا کند.
بنابراین قبل از انتخاب از خودتان بپرسید:
«اگر کسب‌وکار من دو یا سه سال دیگر بزرگ‌تر شود، آیا این نرم‌افزار همچنان پاسخگوی نیاز من خواهد بود؟»
مقیاس‌پذیری و امکان توسعه سیستم، به‌خصوص برای کسب‌وکارهای در حال رشد، یکی از موضوعات مهم در انتخاب راهکارهای مالی و ERP محسوب می‌شود.
فقط قیمت را مقایسه نکنید
قیمت یکی از معیارهای تصمیم‌گیری است، اما نباید تنها معیار باشد.
دو نرم‌افزار ممکن است قیمت متفاوتی داشته باشند اما هزینه واقعی استفاده از آن‌ها فقط به مبلغ خرید محدود نشود.
هزینه‌هایی مانند:
-
آموزش
-
استقرار
-
پشتیبانی
-
ارتقا
-
انتقال اطلاعات
-
زمان کارکنان
-
تغییر سیستم در آینده
نیز می‌توانند در تصمیم نهایی اهمیت داشته باشند.
به همین دلیل بهتر است قبل از خرید، هزینه و امکانات را در کنار نیاز واقعی کسب‌وکار بررسی کنید. برخی بررسی‌های جدید بازار نیز بر هزینه سالانه، پشتیبانی، گزارش‌گیری و تناسب نرم‌افزار با نیاز کسب‌وکار تأکید دارند.
یک چک‌لیست ساده قبل از انتخاب
قبل از تصمیم‌گیری این ۷ سؤال را از خودتان بپرسید:
۱. آیا نرم‌افزار با نوع و اندازه کسب‌وکار من متناسب است؟
۲. آیا کاربران به‌راحتی می‌توانند با آن کار کنند؟
۳. آیا نیازهای مالی و عملیاتی من را پوشش می‌دهد؟
۴. آیا گزارش‌های موردنیاز مدیر را ارائه می‌کند؟
۵. آیا برای انبار یا فرآیندهای تخصصی کسب‌وکار من مناسب است؟
۶. آیا آموزش، استقرار و پشتیبانی مناسبی دارد؟
۷. آیا با رشد کسب‌وکار من قابلیت توسعه دارد؟
اگر برای چند مورد از این سؤال‌ها جواب مشخصی ندارید، احتمالاً هنوز برای انتخاب نهایی زود است.
جمع‌بندی
انتخاب نرم‌افزار حسابداری نباید فقط بر اساس نام برند، قیمت یا تعداد امکانات انجام شود.
نرم‌افزار مناسب، نرم‌افزاری است که با نیاز واقعی کسب‌وکار شما هماهنگ باشد و بتواند همراه با رشد آن توسعه پیدا کند.
قبل از انتخاب، نیازهای کسب‌وکارتان را مشخص کنید، گزینه‌ها را بر اساس معیارهای یکسان بررسی کنید و فقط به ظاهر امکانات توجه نکنید.
اگر بین چند گزینه مردد هستید، بررسی دقیق نوع فعالیت، فرآیندهای مالی، تعداد کاربران، نیازهای گزارش‌گیری و مسیر رشد کسب‌وکار می‌تواند تصمیم‌گیری را بسیار ساده‌تر کند.
گاهی انتخاب درست نرم‌افزار، از خرید یک نرم‌افزار شروع نمی‌شود؛ از شناخت درست نیاز کسب‌وکار شروع می‌شود.
برای بررسی شرایط کسب‌وکار و انتخاب راهکار مناسب، می‌توانید از مشاوره تخصصی مبین مؤثر استفاده کنید.
